SPACELENS | KAV NEXUS S.R.L.
POLITICA DE PLATA SI ANULARE
Payment & Cancellation Policy
Versiunea 1.0 | Data intrarii in vigoare: 25.02.2026
Nota lingvistica: Versiunea in limba romana constituie versiunea juridic obligatorie. Titlurile in engleza au caracter informativ exclusiv.
Prezenta politica face parte integranta din Termenii si Conditiile KAV NEXUS S.R.L. si detaliaza conditiile de plata, anulare, reprogramare si rambursare pentru toate serviciile Spacelens. In caz de contradictie cu alte documente, prevederile Termenilor si Conditiilor prevaleaza.
Conform OG 130/2000, platforma europeana ODR este accesibila la: ec.europa.eu/consumers/odr
Conform OG 130/2000, platforma europeana ODR este accesibila la: ec.europa.eu/consumers/odr
Cuprins
- Preturi, moneda si TVA
- Modalitati de plata acceptate
- Sistemul de plata — avans 20% + rest 80%
- Suprataxă proprietăți premium (+50 EUR)
- Termene de plata si penalitati de intarziere
- Politica de anulare — penalitati
- Obiect nepregătit si neprezentare
- Reprogramarea sedintei
- Anularea din partea Prestatorului
- Rambursare — servicii individuale
- Rambursare — Abonament Agentie (Boutique / Growth / Leader)
- Dreptul de retragere (B2C)
- Contestatii bancare (chargeback)
📎 Vezi si: Termeni si Conditii | Politica Drepturi de Autor
1Preturi, Moneda si TVA / Pricing, Currency & VAT
| Moneda | Preturile sunt exprimate in EUR. Plata in RON se face la cursul BNR din ziua tranzactiei. |
| Curs valutar | Diferentele de curs intre rezervare si plata nu constituie motiv de contestatie sau rambursare. |
| TVA | KAV NEXUS S.R.L. nu este platitoare de TVA. Preturile afisate sunt finale si nu includ TVA. |
| Facturare | Facturile fiscale sunt emise prin SmartBill SRL (Romania) si transmise prin email dupa confirmarea platii. |
| Formare pret | Pretul se calculeaza automat in functie de suprafata proprietatii si parametrii comenzii, conform calculatorului de pe portal. |
| Modificare preturi | Preturile pot fi modificate fara notificare prealabila, cu exceptia rezervarilor deja confirmate — pentru care pretul confirmat ramane fix. |
2Modalitati de Plata Acceptate / Accepted Payment Methods
| Card bancar | Prin Stripe, Inc. — procesator securizat PCI-DSS. Visa, Mastercard si alte carduri disponibile in Stripe. Datele cardului nu trec prin serverele KAV NEXUS S.R.L. |
| Transfer bancar | Pe baza de factura proforma. Disponibil pentru: Abonament Agentie (Boutique / Growth / Leader), comenzi B2B, pachete custom. IBAN: RO42BREL0002005328690100 (Libra Internet Bank S.A.). |
| Nu se accepta | Numerar, criptomonede, PayPal, cecuri sau alte instrumente nelistate. |
KAV NEXUS S.R.L. nu are acces la datele cardului dvs. la niciun moment — plata este procesata exclusiv de Stripe.
3Sistemul de Plata in Doua Etape / Two-Stage Payment
Spacelens functioneaza pe sistem AVANS 20% + REST 80%. La rezervare se achita avansul, restul se achita la livrare.
| Pas | Ce se intampla |
| 1. Rezervare + Avans 20% | Clientul plaseaza rezervarea si achita avansul de 20% din valoarea totala. Rezervarea este confirmata exclusiv dupa procesarea avansului. |
| 2. Sedinta foto | Fotograful/echipa se deplaseaza si realizeaza sedinta la locatia dvs. |
| 3. Transfer material brut | Fotograful transfera materialele brute catre echipa de postprocesare. Termenul de livrare incepe sa curga din acest moment. |
| 4. Postprocesare | Materialele sunt editate conform specificatiilor (termen: 48 ore standard / 24 ore agentii abonate). |
| 5. Notificare | Primiti email cu notificarea ca materialele sunt gata. |
| 6. Plata rest 80% | Efectuati plata restului de 80% in termen de 5 zile calendaristice de la notificare. |
| 7. Livrare | Dupa confirmarea platii integrale, materialele finale sunt transmise prin email si/sau portal. |
Avansul de 20% este nereturnabil in cazul anularii sub 48 ore, neprezentarii sau obiectului nepregätit. In cazul anularii cu peste 48 ore inainte, avansul se ramburseaza integral.
4Termene de Plata si Penalitati de Intarziere / Payment Terms & Late Fees
| Avans 20% | La momentul rezervarii, inainte de confirmare. Nereturnabil sub 48 ore. |
| Rest 80% — termen | 5 zile calendaristice de la notificarea disponibilitatii materialelor. Materialele se livreaza exclusiv dupa confirmarea platii integrale. |
| Depasire 5 zile | Suspendarea accesului la previzualizarea materialelor pana la achitarea restului. |
| Depasire 8 zile calend. | Se aplica dobanda legala conform OG 13/2011: rata BNR + 4 puncte procentuale/an, de la data scadentei. Avansul de 20% ramane la Prestator cu titlu de despagubire. |
| Abonamente agentii | Plata lunara prepaid la inceputul fiecarei luni. Nu exista termen de plata ulterior livrarii per comanda (balanta este preincarcata). |
| Transfer bancar B2B | 5 zile lucratoare de la emiterea facturii proforma, daca nu s-a convenit altfel in scris. |
4bSuprataxă Proprietăți Premium / Premium Property Surcharge
+50 EUR pentru case individuale, vile, duplex, penthouse: Pentru aceste tipuri de proprietati se aplica o suprataxă de 50 EUR fata de pretul standard al oricarui pachet ales, datorita complexitatii sporite a sedintei (suprafata extinsa, fotografiere exterioara multipla, timp de productie suplimentar). Supratariful este afisat automat pe portal la selectarea tipului de proprietate si este inclus in avansul de 20%.
5Politica de Anulare — Penalitati / Cancellation Policy
| Termen de anulare fata de ora sedintei | Penalitate |
| Anulare cu mai mult de 48 ore inainte | Fara penalitate — avansul de 20% se ramburseaza integral |
| Anulare intre 24 si 48 ore inainte | Avansul de 20% nu se ramburseaza. Nicio suma suplimentara. |
| Anulare sub 24 ore inainte | Avansul de 20% nu se ramburseaza. Nicio suma suplimentara. |
| Neprezentare / obiect nepregätit | Avansul de 20% nu se ramburseaza + taxa fixa 50 EUR deplasare fotograf |
| Prima anulare client nou | Avansul de 20% se ramburseaza integral — exceptie o singura data |
Justificarea economica: Avansul de 20% reprezinta garantia rezervarii si acopera costurile administrative si de planificare. Taxa fixa de 50 EUR acopera deplasarea efectiva a fotografului la locatie. Spacelens nu aplica penalitati procentuale suplimentare din valoarea totala a comenzii.
Anularea se face exclusiv prin portal sau email la booking@spacelens.ro, cu confirmare scrisa de primire. Baza de calcul a penalitatii este valoarea totala confirmata a comenzii, inclusiv toate upsell-urile selectate, la cursul EUR/RON din ziua rezervarii.
6Obiect Nepregătit si Neprezentare / Unprepared Property & No-Show
Urmatoarele situatii sunt tratate ca anulare cu penalitate de 50% din valoarea comenzii:
- Fotograful soseste la locatie dar proprietatea nu respecta conditiile minime de pregatire (spatiu dezordonat, acces blocat)
- Clientul sau reprezentantul sau nu este prezent si nu raspunde la apeluri in primele 15 minute
- Accesul fizic nu poate fi asigurat din motive imputabile Clientului (cheie lipsa, chiriasi care refuza)
- Prezenta unor terti care impiedica desfasurarea sedintei
Reprogramarea dupa un obiect nepregätit este posibila contra tarifului de reprogramare afisat pe portal, cu conditia disponibilitatii unui nou slot.
7Reprogramarea Sedintei / Rescheduling
| Reprogramare gratuita | O singura data, cu minimum 48 ore inainte de sedinta, prin portal sau email. |
| Reprogramare repetata | A doua reprogramare sau urmatoarele sunt supuse unui tarif de reprogramare afisat pe portal. |
| Sub 48 ore | Orice reprogramare sub 48 ore este tratata ca anulare cu penalitatile prevazute la Art. 5. |
| Meteo extreme | In cazul conditiilor meteo extreme pentru sedinte exterioare sau cu drona, reprogramarea este gratuita si fara limita de frecventa. |
8Anularea din Partea Prestatorului / Cancellation by Provider
Daca KAV NEXUS S.R.L. nu poate onora o rezervare din motive imputabile exclusiv Prestatorului, Clientul va fi contactat cat mai curand posibil si cel putin cu 3 ore inainte de ora sedintei. Clientul poate opta pentru:
- Reprogramare — slot alternativ propus in termen de 48 ore, fara penalitati si fara costuri suplimentare
- Rambursare integrala — a oricarei sume achitate anticipat, in termen de 5 zile lucratoare
KAV NEXUS S.R.L. isi rezerva dreptul de a aloca un fotograf diferit fara notificarea prealabila a Clientului, cu conditia mentinerii standardelor de calitate Spacelens.
9Rambursare — Servicii Individuale / Refund Policy
Sistemul POSTPAY permite previzualizarea materialelor inainte de plata. Dupa efectuarea platii, rambursarile sunt acordate exclusiv in situatii dovedite tehnic.
9.1 Situatii in care se acorda rambursare dupa plata
- Livrabilele nu corespund specificatiilor tehnice ale pachetului (numar fotografii sub minim, formate incorecte, materiale ale altei proprietati)
- Sedinta nu a putut fi realizata din vina exclusiva si dovedita a Prestatorului
- Serviciul Same-Day a fost achitat dar nu a putut fi livrat din cauza unui incident tehnic al Prestatorului — se ramburseaza exclusiv supratariful Same-Day
9.2 Situatii in care NU se acorda rambursare
- Nemultumiri subiective privind compozitia artistica, unghiurile sau stilul de editare
- Conditii de luminat natural sau starea proprietatii care au afectat calitatea
- Materialele respecta specificatiile tehnice dar nu indeplinesc asteptarile estetice personale
- Reclamatia a fost depusa dupa expirarea termenului de 5 zile lucratoare
9.3 Procedura de reclamatie privind calitatea
Reclamatiile se depun in termen de 5 zile lucratoare de la notificarea livrarii, prin email la info@spacelens.ro cu subiectul RECLAMATIE-[nr. comanda], cu descrierea defectului si capturi de ecran. Raspundem in 5 zile lucratoare cu una dintre solutiile: reprocesare, reducere proportionala sau rambursare partiala.
Aceasta procedura este distincta de cererea de revizii estetice (termen: 1 zi lucratoare de la livrare, conform T&C Art. 4.8).
10Rambursare — Abonament Agentie (Boutique / Growth / Leader) / PRO Subscription Refund
Abonamentul PRO este PREPAID si NERETURNABIL dupa activare.
Prin achizitia Abonamentului PRO, Clientul declara ca actioneaza in calitate de profesionist / comerciant B2B in scopuri comerciale proprii, excluzand aplicabilitatea legislatiei privind protectia consumatorilor (OG 130/2000). Abonamentul se activeaza imediat dupa confirmarea platii. Prin solicitarea activarii imediate, Clientul B2B renunta expres la dreptul de retragere conform Art. 16(m) din Directiva 2011/83/UE.
Sedintele neutilizate la expirarea celor 6 luni nu se reporteaza si nu se ramburseaza.
Prin achizitia Abonamentului PRO, Clientul declara ca actioneaza in calitate de profesionist / comerciant B2B in scopuri comerciale proprii, excluzand aplicabilitatea legislatiei privind protectia consumatorilor (OG 130/2000). Abonamentul se activeaza imediat dupa confirmarea platii. Prin solicitarea activarii imediate, Clientul B2B renunta expres la dreptul de retragere conform Art. 16(m) din Directiva 2011/83/UE.
Sedintele neutilizate la expirarea celor 6 luni nu se reporteaza si nu se ramburseaza.
Exceptie unica: Daca abonamentul nu a putut fi utilizat din cauza unei erori tehnice a Portalului imputabila exclusiv KAV NEXUS S.R.L., Clientul primeste la alegere: prelungire gratuita proportionala cu perioada de indisponibilitate, sau rambursare proportionala calculata per sedinta neutilizata.
11Dreptul de Retragere — B2C / Consumer Right of Withdrawal
Consumatorii (persoane fizice care actioneaza in afara activitatii profesionale) beneficiaza de dreptul de retragere in termen de 14 zile calendaristice, conform OUG nr. 34/2014.
Exceptie esentiala: Dreptul de retragere NU se aplica dupa ce sedinta foto a fost realizata si materialele au intrat in procesare, intrucat serviciul a inceput la solicitarea expresa a Clientului (Art. 16(a) din OUG 34/2014). Prin plasarea rezervarii si acceptarea T&C, Clientul confirma aceasta exceptie si solicita expres inceperea serviciului.
Retragerea se exercita prin notificare scrisa la info@spacelens.ro exclusiv inainte de inceperea sedintei foto.
12Contestatii Bancare (Chargeback) / Bank Disputes
| Chargeback legitim | Tranzactie neautorizata sau frauda dovedita — cooperam complet cu banca si Stripe pentru investigatie. |
| Chargeback nejustificat | Initierea unui chargeback pentru servicii efectiv prestate sau pentru Abonament Agentie (Boutique / Growth / Leader) activ constituie incalcarea contractului si da dreptul KAV NEXUS S.R.L. la: recuperarea sumei contestate, costurile administrative Stripe, suspendarea imediata a accesului la portal si livrabile. |
| Documentatie | In orice disputa, KAV NEXUS S.R.L. furnizeaza Stripe: confirmarea rezervarii, dovada livrarii, corespondenta cu clientul, T&C acceptate la rezervare. |
Inainte de a initia o contestatie bancara, contactati-ne la info@spacelens.ro — rezolvam orice problema in termen de 5 zile lucratoare.